Site ZIJ
Het verlengstuk van het management, midden in de organisatie!
De functie van Personal Assistant (meewerkend voorman/-vrouw)
Hier sta je midden in de organisatie, als een verlengstuk van het management, aanspreekpunt voor de medewerkers en een teamgenoot voor twee collega assistants. Er zijn hier heel korte lijnen, een kantoor waar iedereen elkaar kent, samen doelen nastreeft en werkplezier en ambitie heel goed samengaan. Het is een groeiende organisatie (nu rond 20 medewerkers) die uitkijkt naar iemand die een rechterhand voor het management is. Als Senior Assistant bewaak jij overzicht, coördineert werkzaamheden en zorgt voor een goede teamspirit.
In deze functie ben je de verbindende spil tussen de Managing Partners, de medewerkers en alles wat er organisatorisch geregeld moet worden. Je hebt een aansturende rol voor onder meer de Office Manager en Management Assistant, een prettig aanspreekpunt voor jouw collega’s; je houdt betrokkenheid hoog, maar weet ook wanneer professionele afstand nodig is. Je voelt sfeer feilloos aan, ziet wat er speelt en fungeert als een natuurlijk vertrouwenspersoon, iemand die rust brengt, luistert, signalen oppikt en met senioriteit handelt.
Jouw werkdag
Jouw werkdag is nooit hetzelfde en brengt een veelzijdig takenpakket en veel dynamiek. Als PA ben jij er voor de vier Managing Partners, dit doe je samen met de Management Assistant (een leergierige jongedame). Denk hierbij aan alles dat geregeld moet worden voor verschillende afspraken, zowel organisatorisch als administratief. Jij bent verantwoordelijk voor de HR-administratie, verzorgt de onboarding van nieuwe medewerkers en bent aanspreekpunt voor HR gerelateerde zaken. Wekelijks is er een MT-meeting waar jij notuleert (vooral actie- en besluitenlijst) en zijn er verschillende documenten die uitgewerkt moeten worden. Jij bent er om processen te bewaken en denkt proactief mee over hoe dingen nóg beter kunnen. Verder komen er gedurende de dag nog andere taken voorbij, zoals bijvoorbeeld postverwerking, bestellingen plaatsen en teambegeleiding. Dit alles doe je zonder je focus te verliezen. Jij blijft kalm, flexibel en daadkrachtig.
Je werkt hier 36 of 40 uur, dit kan in 4 dagen (4×9 uur) en idealiter 5 dagen. Alle collega’s werken met elkaar samen op kantoor. Ze vinden het belangrijk om in goed contact met elkaar te zijn en geloven erin dat je met elkaar het beste bereikt door samen te zijn. De functie wordt dan ook volledig op kantoor uitgevoerd.
Over jou
Ze zoeken op deze plek iemand die senioriteit meebrengt. Jij neemt dan ook de nodige ervaring vanuit een Assistant functie met je mee. Jij bent iemand die communicatief sterk is, helder en duidelijk, niet bang om grenzen te stellen en waar nodig ‘nee’ kan zeggen. Geen grote pieken en dalen, maar iemand die stabiliteit uitstraalt. Je bent warm, toegankelijk en mensgericht, maar óók stevig genoeg om zaken aan te kaarten, richting te geven en te staan voor wie je bent.
Het is een rol met impact, verantwoordelijkheid én menselijk contact. Een functie waarin je structuur brengt, een team laat groeien en dagelijks het verschil maakt in een organisatie die jouw ervaring, rust en energie heel goed kan gebruiken.
De ervaring die je meebrengt is in ieder geval in een functie als (Personal/Management/Executive) Assistant met daarbij de skills en/of ervaring met leidinggeven/aansturen/coördineren.
Bedrijf & Cultuur
Een succesvolle investeringsmaatschappij in Amsterdam. Ze investeren in start-ups en scale-ups die zich bezighouden met thema’s als technologie, innovatie, veiligheid en duurzaamheid.
Je komt terecht in een hecht en gedreven team waar ambitie en plezier mooi samenkomen. Iedereen is benaderbaar en werkt nuchter en direct, maar altijd met respect en een open houding. Nieuwe collega’s worden direct opgenomen in het team. Er wordt elke dag samen geluncht (zonder werkgesprek), maandelijks is er een gezellige afsluiting en elk jaar gaan ze met het hele team op buitenlandtrip. Een plek waar hard gewerkt wordt, maar waar minstens zoveel aandacht is voor verbinding en een goed teamgevoel.
Ze hebben een prachtig modern kantoor op een ontzettend leuke locatie in Amsterdam Noord. Vanuit kantoor kijk je uit op het IJ. Zowel met auto (parkeren om de hoek) als OV goed bereikbaar.
Wat zij jou bieden als Personal Assistant (meewerkend voorman/-vrouw)
Ze bieden een salaris passend bij de senioriteit die jij meebrengt, dit ligt tussen € 4.500 – € 5.000 bruto per maand op fulltime basis.
Daarnaast bieden ze de volgende secundaire arbeidsvoorwaarden:
- Reiskostenvergoeding (ook OV en fietsregeling);
- Parkeerplek
- Pensioenregeling
- Laptop en telefoon
- 8% vakantiegeld
- 25 vakantiedagen
Als je via ZIJ een nieuwe baan vindt dan ontvang je van ons een cadeaubon naar keuze ter waarde van €100. Je kan o.a. kiezen voor een nieuwe garderobe voor jouw eerste werkdag, nog even die training/workshop te volgen voor extra kennis of even heerlijk ontspannen tijdens een weekendje weg zodat jij fris aan jouw nieuwe avontuur kan beginnen.
Interesse Personal Assistant (meewerkend voorman/-vrouw)
Heb je interesse in deze vacature of wil je meer weten? Stuur dan een mail naar info@zijmaakthetverschil.nl of bel naar Ellen Schelvis-Blom van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. We ontvangen graag jouw CV. Heb je nog geen up-to-date CV, is dat geen probleem, dat kan altijd later. We vinden het leuk te horen waarom deze vacature jou aanspreekt!
Binnen één week ontvang je een reactie op jouw mail. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten).
ZIJ is hét werving & selectiebureau waar ondersteunende professionals en werkgevers elkaar vinden – van secretarieel en administratief tot HR en marketing en communicatie. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram (zij.maakthetverschil) en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.