Senior Personal Assistant (32-40 uur, regio Utrecht)

Senior Personal Assistant – een veelzijdige functie 

Vind jij het leuk om mee te groeien bij een organisatie in de sport? Een internationaal concept dat al heel goed staat en de ambitie heeft om nog meer stappen te zetten. Hier kun jij een belangrijke rol in spelen. Het is een functie waar jij verschillende werkzaamheden combineert. Ligt jouw kracht in het brengen van structuur, houden van overzicht, vooruitdenken en procesmatig werken? Dat kunnen ze hier goed gebruiken.  

Als Senior Personal Assistant heb je verschillende verantwoordelijkheden. Je hebt hier jouw eigen ‘toko’ waar je tegelijk nauw samenwerkt met jouw collega’s, zowel in Nederland als internationaal (o.a. UK). Als PA ondersteun je de CFO en organisatie breed ondersteun je bij het proces rondom franchiseondernemingen. Verschillende taken wisselen zich af waardoor het werk veel afwisseling biedt. Het is eigenlijk een tweeledige functie:  

Procesondersteuning 

• Voorbereiden van nieuwe overeenkomsten voor verschillende Europese landen (o.a. Nederland, UK, Italië, Spanje) 

• Juridische documenten in orde maken, hiervoor informatie verzamelen en deze op de juiste manier verwerken. Hiervoor werk je ook samen met externe juristen 

• Contracten beheren m.b.t. verschillende franchiseondernemingen 

Je bent van A tot Z betrokken bij het proces van het opzetten van een franchiseonderneming. Hierin is het belangrijk om de juiste stappen te nemen, het proces te bewaken, informatie te verzamelen en zorgen dat dit op de juiste manier verwerkt wordt. Hier schakel je met externe partijen en ook jouw directe collega’s zowel in Nederland als in het buitenland.  

Personal Assistant 

• Agendabeheer; jij hebt hier een actieve rol, weet welke afspraak prioriteit heeft, communiceert met betrokken partijen en regelt alles zowel organisatorisch als administratief wat er voor de afspraak nodig is. 

• Vergaderingen voorbereiden en notuleren (hier wordt gebruik gemaakt van automatische verslaglegging waar jij de actiepunten uithaalt en duidelijk formuleert) 

• E-mailbeheer: prioriteren, beantwoorden en zelfstandig acties uitzetten. 

• Interne en externe communicatie; je onderhoudt de contacten en zorgt dat de communicatie soepel verloopt 

• Coördineren van processen en correspondentie 

Wat breng jij mee als Senior Personal Assistant 

Jij vindt het leuk om een brede rol te vervullen en herkent je dan ook in de werkzaamheden die hier terugkomen. Dit hoeft echt niet één op één te zijn, maar je begrijpt wat er wordt gevraagd. Nog belangrijker is het dat je vooral veel interesse hebt om deze werkzaamheden op te pakken. Ze zien wel graag dat jij al wat jaren ervaring hebt in een Assistant functie op senior niveau.  

Als persoon houd jij van aanpakken, gaat een uitdaging niet uit de weg en beweegt graag mee, maar tegelijk geef je ook jouw eigen mening en spreek je ideeën uit. Jouw kracht ligt bij het houden van overzicht, te schakelen tussen werkzaamheden en staat er altijd voor open om jezelf verder te ontwikkelen en hebt interesse nieuwe werkwijze en tools, zoals bijvoorbeeld AI.  

Waarom is dit jouw baan? 

Je komt terecht in een inspirerende organisatie met een missie: vrouwen helpen zich sterk, energiek en zelfverzekerd te voelen. Je werkt dicht bij de top, krijgt veel verantwoordelijkheid en hebt een zichtbare impact op het dagelijks reilen en zeilen van de organisatie. Het is een internationale organisatie waar je vanuit Nederland samenwerkt met o.a. de UK en ook andere Europese landen.  

Het kantoor is gevestigd in Maarssen, een heel centrale plek die goed bereikbaar is met OV en auto (ze bieden een parkeerplek aan). Ze houden van persoonlijk contact en korte lijnen en werken daarom graag samen met elkaar op kantoor, eventueel is een thuiswerkdag bespreekbaar. Je kunt 32, 36 of 40 uur werken.  

Wat zij jou bieden als Personal Assistant / Juridisch Secretaresse 

Salaris ligt tussen: € 4.000 – 5.000 bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Het is een ruime bandbreedte waar ze kijken naar de werkervaring die je meebrengt. 

Zij bieden verder het volgende: 

• Jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband 

• Vakantiegeld 8% 

• Bonusregeling van 3% op basis van persoonlijke en bedrijfsdoelen 

• 25 vakantiedagen bij fulltime dienstverband 

• Pensioenregeling (50/50 werkgever-werknemer) 

• Vergoeding voor een gym-lidmaatschap 

Als je via ZIJ een nieuwe baan vindt dan ontvang je van ons een cadeaubon naar keuze ter waarde van €100. Je kan o.a. kiezen voor een nieuwe garderobe voor jouw eerste werkdag, nog even die training/workshop te volgen voor extra kennis of even heerlijk ontspannen tijdens een weekendje weg zodat jij fris aan jouw nieuwe avontuur kan beginnen. 

Interesse Personal Assistant / Juridisch Secretaresse 

Heb je interesse in deze vacature of wil je meer weten? Stuur dan een mail naar info@zijmaakthetverschil.nl of bel naar Ellen Schelvis-Blom van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. We ontvangen graag jouw CV. Heb je nog geen up-to-date CV, is dat geen probleem, dat kan altijd later. We vinden het leuk te horen waarom deze vacature jou aanspreekt! 

Binnen één week ontvang je een reactie op jouw mail. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten). 

ZIJ is hét werving & selectiebureau waar ondersteunende professionals en werkgevers elkaar vinden – van secretarieel en administratief tot HR en marketing en communicatie. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram (zij.maakthetverschil) en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.