Personal Assistant (32-40 uur, Amsterdam)

Sara zoekt een collega en vertelt in deze vacature over de functie van Personal Assistant bij dit advocatenkantoor. Denk jij na het lezen van haar verhaal “ja, dit is wat ik zoek in een baan én werkgever!”. Neem dan zeker contact op (contactgegevens vind je onderaan).

Sara (PA) vertelt:

“Wat dit kantoor voor mij typeert? De unieke combinatie van professionaliteit én gezelligheid.”

Toen ik hier begon als Personal Assistant merkte ik al snel dat dit geen standaard baan is. Je bent niet alleen degene die afspraken regelt en de mailbox op orde houdt – je bent écht de rechterhand van de partner en het team. Dat betekent dat je de spin in het web bent, degene die overzicht houdt en de lijntjes kort maakt.

Hoe mijn dag als Personal Assistant eruitziet

De dag start vaak met het doornemen van de agenda’s: wat staat er voor de partners en advocaten op de planning, welke afspraken moeten voorbereid worden en waar liggen de prioriteiten? Soms betekent dat schuiven met afspraken, soms het organiseren van een belangrijke meeting.

Naast agendabeheer zorg ik ervoor dat de mailbox en administratie op orde zijn. Ik bewaak deadlines, hou dossiers netjes bij en coördineer het maandelijkse declaratieproces. Het klinkt misschien zakelijk, maar dit is juist waar ik het verschil maak: ik neem zorgen weg, zodat de partners zich volledig op hun cliënten kunnen richten.

Ook de details doen ertoe. Documenten controleren op huisstijl, spelling en grammatica – ik heb er oog voor. En wanneer er een KYC-proces (Know Your Customer) moet worden opgestart, werk ik nauw samen met Compliance om ervoor te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt.

Het werken bij dit advocatenkantoor

Voor ik hier begon, dacht ik dat de advocatuur formeel en afstandelijk zou zijn. Het tegendeel bleek waar. Natuurlijk zijn de mensen gedreven en werken met passie voor hun vak, dat inspireert mij juist enorm. Het voelt als een hechte club, waar jong en oud samenwerkt, waar hard gewerkt wordt, maar waar ook gelachen wordt. Samen lunchen, etentjes, teamuitjes en kantoorfeesten zorgen voor een sterke band.

Wat ik bijzonder vind, is de aandacht voor persoonlijke ontwikkeling. Vanaf dag één werd er een plan gemaakt om niet alleen mijn professionele vaardigheden te versterken, maar ook mijn persoonlijke groei te stimuleren. Dat geeft mij energie en vertrouwen.

Samen werken, samen groeien

Als PA sta je nooit alleen. Je bent een belangrijk aanspreekpunt, voor de partner, het team én voor cliënten en andere contacten. Je werkt in een omgeving waar collegialiteit telt en waar initiatief gewaardeerd wordt. Wat ik vooral heb geleerd, is dat het niet uitmaakt wat je doet, maar waar je het doet. En bij dit kantoor maakt dat echt het verschil.

Dit is wat je gaat doen als Personal Assistant:

• Complex agendabeheer, organiseren en voorbereiden van afspraken en meetings.
• Beheren van mailbox en administratie voor partner en advocaten.
• Zorgen voor een strakke administratie van dossiers.
• Fungeren als aanspreekpunt voor partner, team en interne/externe contacten.
• Controleren en beoordelen van documenten op huisstijl, lay-out, spelling en grammatica.
• Coördineren van het maandelijkse declaratieproces.
• Het KYC-proces in goede banen leiden, in samenwerking met Compliance.

Wat fijn is om te weten

De functie is fulltime of parttime (4 of 5 dagen) te vervullen in (32 – 40 uur). Jouw werkdagen zijn in overleg goed bespreekbaar en je hebt de mogelijkheid om 1 tot 2 dagen thuis te werken. Het kantoor ligt direct bij station Amsterdam Zuid WTC en is daardoor heel goed bereikbaar met het OV, ook hebben zij een parkeerplek beschikbaar voor als je liever met de auto reist.

Salaris voor een Personal Assistant: € 3.200 – € 4.400 bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Het is een ruime bandbreedte waar ze kijken naar de werkervaring die je meebrengt. Wanneer je bij deze organisatie in dienst treedt ontvang je een jaarcontract.

Daarnaast hebben ze een heel goed pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden:

• 13e maand
• Vakantiegeld 8%
• Reiskostenvergoeding
• 26 vakantiedagen
• Elk jaar een inflatiecorrectie (stijging in salaris)
• Goed bereikbaar met OV en auto (er is een parkeerplek)
• De mogelijkheid tot een collectieve ziektekostenverzekering
• Goede pensioenregeling
• Ruimte voor jouw persoonlijke ontwikkeling met een breed aanbod aan opleidingen/trainingen

Deze vacature loopt via mij (Ellen, Recruitment Consultant bij ZIJ), niet omdat dat ‘moet’, maar omdat het een voordeel heeft. Ik ken de organisatie, het team, de manager, de dynamiek én de ruimte die er is om de functie passend te maken. Ik kan eerlijk met je meedenken over niveau, verwachtingen en ontwikkelmogelijkheden, en ik zorg dat je goed voorbereid het gesprek ingaat. Discreet, persoonlijk en zonder ruis. 

Interesse

Heb je interesse in deze vacature of wil je meer weten? Stuur dan een mail naar ellen@zijmaakthetverschil.nl of bel mij (Ellen Schelvis-Blom) op telefoonnummer 020 6888 499. Ik ontvang graag jouw CV. Heb je nog geen up-to-date CV, is dat geen probleem, dat kan altijd later. Ik vind het leuk te horen waarom deze vacature jou aanspreekt!

Binnen één week ontvang je een reactie op jouw mail. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten).

ZIJ is hét werving & selectiebureau waar ondersteunende professionals en werkgevers elkaar vinden – van secretarieel en administratief tot HR en marketing en communicatie. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram (zij.maakthetverschil) en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.