Management Assistant / Office Coördinator | 24–32 uur | Utrecht

Management Assistant / Office Coördinator | 24–32 uur | Utrecht

Ben jij iemand die ziet wat er nodig is, snel schakelt en het gewoon regelt? Voor een groeiende organisatie in het centrum van Utrecht zoeken wij een Management Assistant / Office Coördinator.

Een rol voor iemand die energie krijgt van structuur aanbrengen, overzicht houden en een organisatie helpen verder te groeien. Dit is geen standaard ondersteunende functie. Jij bent degene die ervoor zorgt dat alles achter de schermen klopt. Van planning tot administratie en van processen tot praktische zaken.

Bedrijf

Je komt te werken bij een compacte, professionele organisatie met een duidelijke focus en betrokken team. De organisatie is volop in ontwikkeling en maakt de stap naar meer structuur en professionalisering. De lijnen zijn kort, de sfeer is informeel en er wordt gewerkt met veel eigenaarschap. Hier krijg je de ruimte om:

• mee te bouwen
• processen te verbeteren
• jouw rol echt vorm te geven

Cultuur

Je werkt in een klein, hecht team waarin samenwerken en initiatief centraal staan. De sfeer is:

• open en informeel
• betrokken en professioneel
• hands-on en oplossingsgericht

Dit is een plek waar je goed past als je:

• zelfstandig werkt
• snel schakelt
• niet afwacht, maar oppakt

Functie

Als Management Assistant / Office Coördinator ben jij de spil van de organisatie. Je werkzaamheden zijn breed en afwisselend en bestaan onder andere uit:

Secretarieel & planning

• plannen van afspraken en beheren van agenda’s
• beheren van inbox en telefoon
• verwerken van aanmeldingen en wachtlijsten
• notuleren van overleggen

Administratie & finance

• facturatie en opvolging
• verwerken van declaraties en inkoopfacturen
• ondersteunen bij de boekhouding
• controleren van dossiers

HR & organisatie

• ondersteunen bij onboarding
• bijhouden van registraties en contracten
• ondersteunen bij personeelszaken

Facilitair & organisatie

• regelen van praktische zaken op kantoor
• beheren van voorraden en leveranciers
• oplossen van dagelijkse operationele vraagstukken

Een rol waarin je continu schakelt en overzicht houdt.

Wie wij zoeken

Deze functie past goed bij jou als je:

• proactief bent en zelf ziet wat er moet gebeuren
• digitaal sterk bent en snel nieuwe systemen oppakt
• goed kunt multitasken en overzicht houdt
• communicatief vaardig bent
• energie krijgt van een afwisselende rol

Daarnaast zoeken we iemand die:

• handig is met MS Office en systemen
• gestructureerd en nauwkeurig werkt
• zich prettig voelt in een kleine organisatie
• initiatief neemt en verantwoordelijkheid pakt

Ervaring is mooi, maar jouw houding en manier van werken zijn doorslaggevend.

Salaris en voorwaarden

• • salaris tot €4.200 bruto per maand (op fulltime basis)
  • functie voor 24–32 uur per week
  • werken op een centrale locatie in Utrecht (goed bereikbaar met OV en fiets)
  • informele en betrokken werksfeer
  • veel ruimte om jouw rol vorm te geven

Interesse in Management Assistant / Office Coördinator | 24–32 uur | Utrecht

Heb je interesse in deze vacature of wil je meer weten? Stuur dan een mail naar catalijn@zijmaakthetverschil.nl of bel mij (Catalijn van der Meulen) op telefoonnummer 020 6888 499. Ik ontvang graag jouw CV. Heb je nog geen up-to-date CV, is dat geen probleem, dat kan altijd later. Ik vind het leuk te horen waarom deze vacature jou aanspreekt!

Binnen één week ontvang je een reactie op jouw mail. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten).

ZIJ – dé specialist in office support.

Voor een baan waarin jouw werk wordt gezien, jouw inzet wordt gewaardeerd en waar je met plezier naartoe gaat. Daar gaan wij voor.

Over ZIJ

Bij ZIJ geloven we dat sterke organisaties draaien op goede ondersteuning. Daarom zijn wij sinds 2007 dé specialist in office support binnen o.a. de advocatuur, consultancy en zakelijke dienstverlening. Wij helpen talentvolle professionals, van secretaresses en assistants tot HR-, marketing-, financiële en billing supportprofessionals, bij het vinden van een werkplek waar zij echt tot hun recht komen.

Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.